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再补充一点,最好复印每本书的目录,贴在书本的封面上。如何有效地活用目录,前面已谈过。但为了缩短查阅时间,就必须要加上这个步骤,只要做好这个步骤,就无需打开每本书,只要书一到手,内容就可立刻得知。若目录的内容太多,而封面无法容纳时,就减少复印数量,然后删除不必要的部分。
11舍弃不要的书,买数本重要的书正确的读书目的,是如何在短时间内收集到所需的信息,并以能缩短查阅时间为重点。那些处理方法,前面已提过。当买到不需要的书,该怎么办呢?选择书的当时,如果没买到不需要的书那是最好不过了,但有时即使经过选择后,还是会买回并非自己所想要的书,如遇此种情况,就应立即放弃阅读。
再者,同一本书买好几本,也许会觉得太浪费,但是,使用频繁的书,最好能拥有两~三本。如法律书籍、辞海,以及英文大辞典等书籍,就分为家庭用的和工作上用的,且最少都有两本。另配合需要,即使是处于移动状态下,对想浏览的书,也都会准备一本实用型版本,以便需要时,可当场参阅。因为有时等到回家后想到要确认某事,但身边却没有可供参考的书籍,如此只好留待明天到办公室再查阅,这样就会造成时间上的延误。
使用频率高的书,即使多买数本也不算浪费;而不必要的书就需毫不犹豫地丢弃。对商人而言,活用信息的目标,最重要的是节省时间。总之,无论多少金钱负担,都可从有效的使用方法中有所收获。
缩短查阅时间的信息整理术1缩短查阅时间是活用信息的基础查阅时间,原本是电脑用语,是指达到所找的记忆体中的时段。故查阅时间,也就是好不容易才达到其目的地所需的时间。因此,并不限于电脑上的使用。一般而言,只要获得必要信息所需的时间,也称为查阅时间。这类时间虽然是必须花费的,但收集信息最重要的并不是信息本身,而是能使所得的信息,成为对商务有实际效用的信息。
查阅时间是指单纯的作业时间,而信息活用则可算是脑力运动。单纯的作业,几乎是没有附加值可言,但脑力运动需使用脑力,所以其附加价值就相对地增大。缩短单纯作业的时间,减少对脑力开发所花费的时间和精力,即可提高工作本身的价值。
某人工作是律师及会计师,这是一种劳心的职业。但是,实际上,此行业以手来作业的单纯工作也很多。
故若能缩短查阅时间,对工作效率而言,当然是提高许多,这也就是活用信息的意思。
2整理信息尽量单纯化信息整理的基本要素,就是确定自己的目的。例如,图书馆中书的分类,是以各种不同的人都能使用为前提。但是,自己的书架,因为是自己所要使用的,所以即使不美观,但以自己使用方便为第一优先考虑条件。
因此,最好将百科辞典,放在后下方。百科辞典的截口处,则以绿色圆珠笔划上对角线,再以蓝色圆珠笔分配刻度,这是为了能立刻找到所需页数,而自制的索引。
因此,配合目的,并方便使用的来收集、整理信息才是最重要的。基本方针,应着重在信息的收集、整理并使其单纯化。虽说是收集,但只是撕下报纸而非剪下报纸。当收集信息时,无须考虑如何整理等等的细节,而应考虑必要信息如何立刻到手,这是首要目的,因此必须有目的地整理。所以,耗费太多时间来做整理,是本末倒置的作法。
因为须先做好信息整理工作,因此,必须花费某种程度的时间来整理,但这并非表明从一开始,就想取得完美无缺的信息,而是为了配合自己的需求,尽可能地在短时间内进行有效率的收集。根据人们多年经验的证明,目前所采用的方法是绝对可行的。且目前的方法,也不是可能取得完整无缺的信息。
3以手册化来提高整理效率如果有必要,请聘请秘书。
不只是信息整理,秘书要做的工作有很多,从电话的应酬、访问的应酬,及运用文书处理机来记录等。若从接听电话到文具购买、复印方式、文件夹的装订,地址、目录和名片等的处理,每项工作都必须由你亲自动手,光是这些工作,就可能耗费相当多的精力及时间。
因此,为了避免这种无谓的浪费,请制定一本&ldo;秘书手册&rdo;。其中归纳出秘书的各类工作,以及应如何做。制定好此手册,对你来说,可省去教授上的麻烦和时间,此外对秘书而言,也能缩短向你询问工作方法的时间。
手册并非一开始就记载得非常完整,开始只须记载大致的工作和目前的工作,而且每逢手册中未记载的失误时,再予以补充、附加应如何处理的内容。
此&ldo;秘书手册&rdo;还包含了信息整理的内容。例如,&ldo;报纸的复印法和装订法&rdo;以下则举出其程序及内容。
(1)新闻的选择特定的新闻,若只看其复印本就能了解的话,则只需要填写其日期;若无法从复印本上来了解,就将其分为会计师、律师、翻译及其他等四大项目,然后再加以细分。
(2)填写日期(3)剪报秘书的工作就是用剪刀剪下所需的部分。
(4)复印的大小大小以b5的纸为基准。
(5)复印的浓度复印报纸时,浓度一大,就变得太黑,因此稍淡就可以了。
(6)穿孔(7)核对有关复印穿孔后的资料,是否清楚,以及复印的状况是否得当,都交由秘书确认。
(8)放进办公桌内的文件盒核对后,若判断资料处理得当,就以别针将副本和正本固定,放入主管的文件盒中。副本经主管核对,若有不当的部分,则按主管指示修改,然后按前述做同样的处理。
(9)装订入文件夹中副本经过主管核对的部分,按照第一项&ldo;新闻的选择&rdo;所列的项目,装订到暂时分类用的文件夹中。无法判别该区分到哪一项,也就是区分不明确,或不属任何一项时,则装订在&ldo;未分类&rdo;的文件夹中。
秘书所做的分类工作,应定期核对其分类是否适当,纠正其不适当的分类,且使其归位于适当的文件夹中,并将暂时分类用的文件资料,归入正规的文件夹中。
(10)处理剪剩下来的部分剪下认为必要的新闻后,所残留的碎纸屑,应放入纸袋中,然后交给主管核对,核对是否有需要的新闻被剪掉。以上是信息整理的一本手册。通常当秘书资料处理完后,重点部分,应再核对一次。
4文件夹的规格要统一管理者办公室内,所用的文件夹一般都统一用b5的规格。统一用b5的最大理由,是因为工作上的文件规格,与官方或其他行政单位,都是以法院地规格为主,所做的文件和提出的文件,也大都是b5的规格。
另还有一个理由是,从复印机的功能来看,使用b5开数的纸,较为方便。若是b5尚有加倍开数的b4,这开数大部分的复印机都能复印,但a4开的倍数是a3,除非是大型的复印机,不然无法复印。并且,最近传真机愈来愈普及,而其大部分的规格都是b4的,下一位机种才是a4一般事务所备的都是b4的机种,所以,无论b4或b5在收发信上都比较方便。
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