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为了利用上下班的时间,必须避开高峰时间。如果不能把上班时间挪后,则可以提早上班时间。大都市交通的高峰时间,大致是从7:30到8:30之间。因此,只要提早一小时出门,就不难活用这段时间。虽然只是一小时的时间,但累积一年下来就相当的可观。
3在上下班时间养成看笔记本的习惯早晨检查当天的工作时间表,是管理者的必要功课。确定一下商谈、会议、跟某人面谈的事,是否记载于工作时间表里,再划分当天工作的次序,考虑应该如何指挥部属。为了使一天的业务顺利进行,这些作业是不能缺少的。
在上下班的车里,一定要检查笔记的时间表栏。早晨,检查当天的预定工作表。夜晚,则一面检查当天有否没有做完的工作,然后再计划明日的事。每天只耗费5分钟做这种事就足够了,工作效率将大大地提高。
4手表的妙用在车厢里面,一旦看书入了神,往往会过站而浑然不知。然而,如果一直想着下车的时间,那就没有办法集中精神阅读。这两种情形都对管理者不利,因此,在车厢阅读书籍,或者撰写稿件时,要把手表的&ldo;闹钟&rdo;拨到下车的几秒钟以前。经过如此安排以后,就算乘车时间只有10分或者20分钟,也可以集中精神读书。逢到疲倦时也可以小睡片刻。除此以外,手表还有多种功能,有的手表不但会&ldo;叫醒人&rdo;,同时还能做简单的计算。
对于一个管理者来说,与其戴用价格昂贵的手表,不如戴用实际而多功能的手表。在戴用手表时,不妨学习女性,也就是把字盘朝向手腕内侧,如此会给你莫大的方便。例如在车厢里阅读时,只要稍微移动视线,即可获知时间。逢到谈生意时,也可以在对方不察觉之下,确定时间。
5厚重不方便携带的书籍,不妨拆开分成几册根据自己的目的及用途,把书本拆开来以便携带。对于把书本神圣化的人来说,或许会皱起眉头,不过如此做以后,反而会增大书本的利用价值。甚至对于专业性且厚重的书籍,也可分成好几部分,再使用订机装订。经过如此的处理,就可以把它放入皮包里随身携带,必要时,也可以把它编成章、节。
不管是内容如何丰富的书本,如果不能在阅读以后把它当成知识活用,那就没有任何的意义,遇到大型书本时,不妨把书本的封皮都去掉,再把正文拆开分成小册子,使它成为容易阅读的状态。只要有时间,随时随地都能够阅读这一本书,利用价值也能够在无形中提高。依管理者的职业,像辞典等,必须频繁地使用的书籍,使用这个方式最为方便。
决定工作的顺序1早晨上班时决定工作的程序,就能提高工作效益古人说:&ldo;早起的鸟儿有虫吃&rdo;,这也可以作为管理者的座右铭。例如比一般人早1小时起床,早1小时上班的话,在上班铃声响起以前,至少可阅读五六张报纸。如此就能够比别人抢先获得信息,对于工作将有很大的帮助。除此以外,早些上班的人,能够有充分的时间,决定一天的工作程序。不管是哪一种工作,程序决定不佳,将不能获得良好的结果。如果你早一点上班,就有充裕的时间决定程序,工作当然也能够顺利地进行。
2先把必须做的事情列举出来,再决定顺序决定工作次序时,不要连细节也定得死死的,必须具有某种程度的弹性,如此才能够顺利地进行。有不少人喜欢详细的规定,从几点到几点做那些工作,然后才着手工作。乍看起来,这种做法似乎很合理,实际上,这并非很有效率的做法。因为一旦决定了时间,难免会受到它的束缚。例如,工作进行的很顺利时,时间一到就非中断不可;轮到工作进行得不顺利时,仍然得熬到时间到达为止。与其采用这种方式,不如趁着干劲十足时,一口气把工作干完;提不起精神时,干脆做其它的工作,这样效果就更好。
首先,把一天要做的事情全部列出来,如果前一天有未做完的工作,就必须把它也加进去。写完以后,全部看一遍,再决定从何处着手,以何种顺序进行。对于能够同时进行的事情,最好一次就解决掉。例如中午必须会客,就不要吃完饭再会客,而应采取跟对方一起进餐并交谈的方式。这样的话,一次就可以解决两件事,腾出来的时间,可用于其他方面的工作。
3以&ldo;80对20法则&rdo;决定工作的优先顺序把一天的计划列出来以后,接下来就得决定先后顺序。在决定工作的优先顺序时,都应用&ldo;80对20法则&rdo;即巴雷多法则。这个法则是&ldo;某群体的重要项目,决定于全体中比较小的比率,而且在多数的场合下,往往是80对20的比率&rdo;。这是意大利经济学家巴雷多发现的。例如某保险公司有100个业务员,他们总共完成了100万元的寿险。在这种场合之下,并非每一个人都拉了1万元的人寿保险,而是比较能干的20名业务员,总共完成了80万元的保险。这就是&ldo;80对20法则&rdo;。
这种法则也可以运用到工作方面。其实真正重要的工作并不多,差不多只占全部工作的两成左右。只要想想这两成的重要工作是什么,即可以很快地决定工作的优先顺序,自然就可以决定效率好的工作程序。
对于重要的工作和次要的工作,有不少人采用一视同仁的方式,这种工作方式不但效率不高,而且精神方面的负担也将使人不胜重负。如果根据这个法则进行,只做全体的20,即可完成80的工作,因此,在精神方面会显得很轻松,效果也比较好。
4工作最好分为&ldo;亲自动手&rdo;和&ldo;委托他人&rdo;一般地的工作可分为&ldo;只有自己会做&rdo;和&ldo;他人也能够做&rdo;两种。考虑到工作程序,就应该把这两种区别清楚。一旦把只有你会做的工作委托给他人做,或者把应该委托他人做的事,由你动手来做的话,将招致很多无谓的损失,根本就无法高效率地进行工作。以公司为例,办公室里有几位秘书,帮主管做种种工作。正因为有了他们,管理者才能够把时间用于只有自己才能够做的事情。
一般地不可能每一个管理者都拥有秘书,只要把工作分为两大类,即可交给部属、同事、甚至家人,由他们帮你。像剪报、剪杂志的工作,只要你告诉委托者重点,连孩子们也能够做得很好。所以,你不妨请别人多帮忙,你自己则专门负责重要的工作。
5工作前的准备工作最好与工作内容有关为了使一天的工作顺利开展,事前的准备工作是不可缺少的。有一些管理者在着手工作以前,必须抽一支烟,或者看看报纸。或许,这也算是一种准备工作吧!不过,与其做一些跟工作无关的准备工作,不如做一些与工作内容息息相关的事。为了在有限时间内顺利地进行工作,最好能很快地制造融洽的工作气氛。例如,在会议上必须报告的话,那就先看看那些会议大纲以及内容。虽然只匆匆看了一遍,但是,比起开会时才照本宣科的做法,其效率有天壤之别。有时,由于要做的事情实在太多,叫人眼花缭乱,不知从何处着手才好。遇到这种情形,不妨把每一项工作都写在纸条上,如此才能胸有成竹。
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