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第158章（第1页）

5工作信息检索化的方法当你26岁时即成立一家公司，独当一面。在此之前也许你常想：如果自己是老板，该如何管理员工呢？跟当时的生意人比起来，你的确花了很多时间在研究如何有效管理员工上。你将每一位职员的工作范围划分清楚，使其各司其职，这样才能确实督察每个人的工作成效。依据工作内容而整理设计出的&ldo;信息检索秘书&rdo;，是一种&ldo;完成中&rdo;的信息大全，内容包括电话处理、文具采购、客户资料整理、职员出差程序等，分门别类之后，便可以迅速地完成工作的每一步骤，而达到&ldo;缩短检索时间&rdo;的目的。

开始设计&ldo;信息检索秘书&rdo;时，千万不要存有&ldo;大功告成&rdo;的想法，因为在制作时必定会出现一些问题。为了解决这些问题，使其尽善尽美，只有一边实行、一边改进，才能日益进步。在实际工作中，常会出现突发事件，而这种情况是&ldo;信息检索秘书&rdo;无法处理的。对于这类事情，职员也常产生差错。处理偶发事件的成功与否，如果能在事后加以研讨和改进，必能完善&ldo;信息检索秘书&rdo;的功能。不断地增加&ldo;信息检索秘书&rdo;的功能，并视其为每位职员的责任，虽然汇集而成的实践资料也许并不丰厚，但却是宝贵的经验之谈。如此才能促使公司业务蒸蒸日上。现有的&ldo;信息检索秘书&rdo;，都以公司有关业务的处理为范围。但如果懂得其用法，对于处理其它事情，必定是相当实用的。

由于业务繁忙，需要一位秘书分担工作，你才设计出这样一位&ldo;信息检索秘书&rdo;，虽然它不是&ldo;人&rdo;，却和其它公司的秘书一样，具有高度的工作效率。即使再复杂的工作，如果依据&ldo;信息检索秘书&rdo;的步骤进行，就必定能顺利完成。例如，为了文件的处理或申报，须往返于政府机关。这些文件都有固定的办理程序和办法，由于漫不经心，以致每次办理时都是迷迷糊糊的，浪费了不少精力和时间。如果能把处理这类事情的程序纳入信息检索内，就会发现，办起事来不仅顺利和快速，更能节省许多精力和时间。

&ldo;如果能事先多了解文件表格的处理步骤，不是很好吗？&rdo;、&ldo;任何时间前往市府办事处都可以吗？&rdo;、&ldo;途中经过哪些地方呢？&rdo;诸如此类的办事资料，便可汇集而成&ldo;工作信息检索&rdo;。起初，&ldo;工作信息检索&rdo;的资料一定很少，经过经验的累积，资料才逐渐增加。错误往往也是充实工作信息检索内容的重要来源。这一点和你的&ldo;信息检索秘书&rdo;完全相同。

6信息收集以&ldo;完成目的&rdo;为出发点&ldo;信息检索秘书&rdo;是根据实际需要设计的。在收集各类信息时，要有严谨认真的态度。信息收集也要讲求&ldo;轻重缓急&rdo;，没有完成目的的意识，收集的信息就不具有任何意义。有一位男人，远从长春来拜访名作家k氏，其目的是希望k氏能对他的资料整理方法给予一些忠告。他带来很多卡片、剪贴本、归档资料等，并把他个人的方法做了详细地说明。从他的说明中，可以看出他对于自己的整理方法已经很满意，令人感到他根本不需要任何忠告。k氏听完了他的话后，心想：这项设计成果，一定花费了不少时间。就问他：&ldo;你每天花多少时间整理资料？&rdo;他立刻回答：&ldo;从早到晚。&rdo;接着又说：&ldo;由于阅读的范围日益广泛，令自己感兴趣的事物愈来愈多，最后我实在舍不得减少整理资料的时间，以致于整天都在忙这个！&rdo;

也许他认为自己所设计的这套方法仍有缺陷，就来听取k氏的忠告。k氏对他说：&ldo;你不妨腾出一个月，停止所有的资料整理，安安静静、仔仔细细地想想，什么才是自己最喜爱的信息，再去实行这套整理法则，你认为如何？&rdo;假如你是k氏，对这位长春男子，也会做相同的建议。信息是为了使用才收集的；是根据自己所需而做的有关收集工作。例如：假如你担任律师、会计师，或翻译等职务。你对有关法律、税务及外语方面的信息兴趣必然十分浓厚，也渴望追求新知，以加强这类知识。为了完成&ldo;自我需求&rdo;的目的，&ldo;什么是我需要的&rdo;，这正是收集信息的首要工作，即所谓的&ldo;目的意识&rdo;。更重要的是，在收集资料时，如果碰到难以割舍的信息，正是&ldo;目的意识&rdo;

须坚持到底的时刻。如果不能确认信息整理法是&ldo;目的意识&rdo;的手段，就会像长春男子一样，不知以&ldo;目的&rdo;为收集标准，竭尽全力整理资料，追求&ldo;方法论&rdo;；虽然收集到完善的资料，却无法一一派上用场。在浩瀚的知识海洋里，如果不以自己的需求来收集信息，就会像一艘超载航行的船，船沉人亡是在劫难逃的了。

7信息收集的标准&ldo;宁短毋缺&rdo;的收集方法能使你获得一大堆的资料。但是，这是相当不明智的方法。为什么呢？这种像脱缰的野马似地收集信息，光整理就得花费很长的时间，别说&ldo;使用&rdo;了。&ldo;请勿不停地储存信息，断然决定资料的取舍，更是一种智慧。&rdo;相信很多经验丰富的人都会强调这项原则。取舍的标准是一门大学问。收集信息时，&ldo;取舍标准&rdo;是一件十分困难的事，往往会在收集信息时造成心理障碍。所以建议管理者不要实行&ldo;取舍标准&rdo;，而实行&ldo;采用标准&rdo;。一般人都有&ldo;获得容易丢弃难&rdo;的心理障碍，实行&ldo;采用标准&rdo;，就更能符合一般人的心理状态。不过，&ldo;采用标准&rdo;的重点，并非一开始就使用，而是资料收集到某一程度后，再根据&ldo;为何这样做&rdo;而实行&ldo;采用标准&rdo;，这时资料收集就具有实用性了。信息收集和整理，都以&ldo;自我目的&rdo;为前提。每隔一段时间，就得做这种&ldo;目的意识&rdo;的分类，然后再以&ldo;采用标准&rdo;整理所需的资料，如此绝不会产生资料取舍的困扰。完成资料的收集，由于取舍标准不一，不能及时利用&ldo;采用标准&rdo;，这只是具有收集意识，尚称不上有效率地整理资料。

8资料取舍要速战速决对于报刊杂志和书籍等资料的采用，必须明确地决定取舍。其原则是：对于报刊杂志，凡与收集目的无关的信息，以及和剪贴分类内容不符合的部分，都应该断然丢舍，千万不要存有&ldo;留着再作打算&rdo;的念头，应以&ldo;速战速决&rdo;的方式做出取舍的决定。即使在慎重考虑下所留存的报刊杂志资料，很快便会收集成一堆。经过一段时间后，整理资料往往成了很棘手的工作，最后干脆把辛苦留存的一大堆资料，看也不看地全部丢掉。早知如此，当初就不要费神收集了，也不用费力丢弃。如果能有此认识，也算是收集资料的一项重要观念。

如果买一本书，完全是根据需求而选择，买来之后当然不会轻易丢弃。但是多费神在书上重要的位置上做记号，在需要时便能立刻派上用场。可是，有可能在一本书中只有那么少许的内容是你所需要的，也可能就因这一点点的需要而买下这本书。但无论购买与否，重要的是把需要的部分保留下来，其它的就可以弃置一旁。

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